Как SaaS сервис может способствовать командной работе сотрудников и повысить ее эффективность?
Кейс о том, как при помощи облачного сервиса Microsoft 365 улучшить коммуникации сотрудников с клиентами и между собой, оптимизировать документооборот предприятия и повысить эффективность работы.
Сегодня облачными сервисами уже никого не удивить. Хотя многие продолжают ошибочно полагать, что цифровизация бизнеса — участь лишь крупных компаний. Покупая приложения, стоит помнить, что их необходимо постоянно обновлять и поддерживать в рабочем состоянии, но в небольших компаниях для этого обычно нет соответствующего персонала. Эти и другие административные задачи по управлению и обслуживанию приложений может взять на себя облачный провайдер SaaS-сервисов.
Что такое SaaS и Microsoft 365?
SaaS (программное обеспечение как услуга) — одна из форм облачных вычислений, при которой подписчикам предоставляется готовое прикладное программное обеспечение, полностью обслуживаемое провайдером, с безопасным доступом к сервисам с любых устройств.
Подписка на сервисы SaaS позволяет запускать приложения в максимально быстрые сроки и значительно экономить на закупках дорогостоящего софта и оборудования. А благодаря настройкам безопасности и предоставлению самых последних версий актуальных сервисов, обеспечивается защита от утечки корпоративных данных и отсутствие проблем нелицензионного программного обеспечения.
Примером облачной модели сервиса SaaS может послужить всем привычный пакет офисных приложений — Microsoft Office 365.
Microsoft 365 – это интегрированный набор технологий и сервисов Microsoft для создания современных и защищенных рабочих мест, в состав которого входят такие приложения, как Word, Excel, PowerPoint и другие.
Обзор кейса для производственной компании
- О компании. Местонахождение — г. Москва; размер — от 10 до 30 человек; тип – частный
- Отрасль. Производство автозапчастей для иностранных и отечественных автомобилей
- Технология. SaaS (программное обеспечение как услуга)
- Продукт. Microsoft Office 365
КлиентРоссийский производитель автозапчастей, специализирующийся на разработке и проектировании тормозных систем для автомобилей. Компания сотрудничает с различными дистрибьюторскими компаниями, маркетплейсами, интернет-магазинами и сервисными центрами. На рынке тормозных систем 5 лет. Компания постоянно расширяется и ищет новые рынки сбыта.
ЗадачаЗаказчик обратился с просьбой подобрать решение, которое бы позволило сотрудникам компании улучшить коммуникации внутри компании и с клиентами, в рамках единой платформы, тем самым повысив производительность сотрудников, работающих в офисе и удаленно. Дополнительно требовалось поддерживать безопасное взаимодействие как внутри, так и за пределами предприятия, даже при отсутствии высококвалифицированных кадров по информационной безопасности.
Раннее в компании заказчика не было внутренней системы совместной работы, и сотрудники предприятия полагались на сторонние службы электронной почты, тратили часы на организацию встреч и мероприятий, осуществляли редактирование документов на базе google-документов с настройкой удаленного доступа, обменивались документами через публичные файлообменники. Требования информационной безопасности соблюдались не всегда.
Необходимо было найти решение, которое изменило бы способ ведения бизнеса. Особенно это было актуально в условиях, когда в компании наблюдался рост, увеличивалось количество сотрудников, усложнялись задачи и планировалось расширение географии присутствия.
РешениеЭР-Телеком был выбран по причине тщательно подготовленного предпроектного анализа. Консультанты ЭР-Телеком предложили заказчику использовать Microsoft 365. Это решение, помимо стандартного офисного пакета и сервиса электронной почты Exchange, предлагает функциональность групповых чатов Teams, корпоративный мессенджер Sky for Business, хранилище One Drive, платформу Share Point и другие необходимые сервисы.
Миграция в Microsoft 365 позволила плавно преобразовать существующую электронную почту компании в облачную платформу для совместной работы без нарушения рабочих процессов. Поскольку решение было знакомо всем пользователям, это помогло сократить время простоя и упростить внедрение решения в компанию.
ЭР-Телеком обучил технический персонал наиболее эффективным пользовательским сценариям взаимодействия с Microsoft 365. И по завершению миграции основной части команды компании на облачную платформу был переведен топ-менеджмент холдинга.
Microsoft 365 обеспечил заказчика самой современной и безопасной версией ПО, а также позволил гибко управлять сроками использования и тарифными планами без необходимости дополнительного администрирования. Ежемесячно оплачиваемая подписка на сервис позволила сократить плату за лишних пользователей, что особенно актуально на период отпусков и на время календарных праздников.
Используемые технологии для интегрированных коммуникаций также предоставили заказчику возможность экономить на аппаратном обеспечении, серверном ПО и пользоваться самой современной версией пакета в качестве услуги из облака с открытым доступом к русскоязычной сервисной поддержке 24/7.
РезультатC командой ЭР-Телеком и Microsoft 365 заказчик значительно повысил эффективность своих внутренних и внешних коммуникаций и производительность всего персонала компании. Теперь требуется меньше времени на планирование и организацию встреч, и остается больше времени на взаимодействие с заказчиком. Они могут проводить встречи и общаться в чате посредством обмена видеосообщениями и проведения аудиоконференций, которые не требуют от них физического присутствия. Эти простые в использовании инструменты позволяют сотрудникам заказчика чувствовать себя единой командой, даже если они находятся в разных городах.
Microsoft Office 365 позволил даже без наличия собственного ИТ-персонала быстро интегрировать все необходимые для работы облачные сервисы в инфраструктуру, настроить полноценные рабочие пространства для пользователей сети и повысить уровень защиты корпоративной информации. Удаленный доступ к рабочим столам конечных пользователей улучшил идентификацию, ускорил решения проблем технической поддержки и помог оптимизировать бизнес-процессы в компании.
Благодаря миграции на Microsoft 365 вместо нескольких разнородных почтовых клиентов сотрудники предприятия используют теперь единую платформу для совместной работы с документами, общаются по электронной почте и с помощью видеочатов. Модель подписки, по которой предоставляется Microsoft 365, позволил заказчику существенно упростить учет капитальных вложений, переориентировать часть ИТ-инфраструктуры на другие проекты и перевести часть затрат из капитальных в операционные, тем самым снизив стоимость владения сервисом.
Выбор Microsoft Office 365 был абсолютно правильным решением. Наши сотрудники пользуются всем многообразием решений этого облачного продукта. Главное — это «бесшовность» процессов работы. Пользователь с любого устройства, получив от своего руководителя документ, может подключать к редактированию коллег, уточнять все детали по документу в своей рабочей группе через Teams, согласовывать готовый вариант с руководителем в мессенджере или по видеосвязи. Это эффективно сказывается на организации совместной работы. И если раньше большинство работников могли получить доступ к почте только со стационарных компьютеров, то по итогам миграции появилась возможность быть на связи с любого мобильного устройства, даже сидя в самолете. Это было бы невозможно без Microsoft 365.
Генеральный директор компании по производству тормозных систем
О компании ЭР-Телеком
ЭР-Телеком — российский облачный провайдер федерального уровня, предоставляющий полный спектр облачных решений (IaaS, PaaS, SaaS) на базе собственных Дата-центров стандарта TIER3 с технологией виртуализации премиум класса и уровнем надежности 99,982%.
ЭР-Телеком объединяет в единый клиентский опыт телеком услуги, облачные сервисы, ЦОД и собственные каналы связи с инфраструктурой бизнес-приложений и решений Интернета вещей.